PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES
9.1- Recepción de informaciones
Como ya se ha indicado, la información podrá realizarse por escrito de manera telemática a través de la aplicación informática habilitada al efecto; o verbalmente ya sea en cualquier caso de forma anónima o identificada.
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial, dentro del plazo máximo de siete días hábiles desde su solicitud.
En el caso de que el informante se identifique, se preservará su identidad en los términos del artículo 33 de la Ley.
En caso de comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, la información presentada será documentada, previo consentimiento del informante, de alguna de las maneras siguientes:
- Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
- A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de mensaje.
Presentada la información se procederá a su registro siéndole asignado un código de identificación.
El Canal Ético estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al Responsable del Canal, al personal que él designe convenientemente autorizado.
Recibida la información, en un plazo no superior a siete días naturales siguientes a dicha recepción se procederá a acusar recibo al informante de la misma, a menos que éste sea anónimo, o expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que el gestor de la información considere razonablemente que el acuse de recibo comprometería la protección de la identidad del informante.
9.2 – Análisis preliminar y su resultado
Registrada la información, el gestor encargado de su tramitación deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley.
En caso de que entre las personas afectadas por la comunicación se encuentre alguna de las que formen parte del órgano instructor, esta deberá ser excluida o sustituida por otra, según convenga, en las tareas de averiguación relacionadas directamente con la comunicación en cuestión.
Realizado este análisis preliminar, el gestor decidirá
A) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
i. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud, su descripción sea excesivamente genérica e inconcreta, la información remitida sea escasa, o falten elementos de prueba que no permitan realizar una verificación razonable de la misma y una determinación mínima del tratamiento que debe darse a dichos hechos.
ii. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluido en el ámbito material de aplicación de la Ley.
iii. Cuando la información carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del gestor, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
iv. Cuando la información no contenga datos nuevos y significativos sobre infracciones en comparación con una información anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento
distinto.
La inadmisión se comunicará al informante, salvo que la información fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones de los encargados de gestionarla.
B) Admitir a trámite la comunicación.
La admisión a trámite se comunicará al informante, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación.
Cuando los hechos comunicados pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, se remitirá con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
9.3- Investigación
Una vez admitida a trámite la información, el RCD designará un instructor/es para la realización de la investigación estableciendo una planificación que al menos recoja:
- Recopilación de la información y documentación sobre los hechos.
- Realización y documentación de posibles entrevistas.
Dentro del proceso de la investigación, procederá llevar a cabo todas aquellas actuaciones que sean pertinentes, adecuadas y razonables, encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados, pudiendo para ello mantener comunicación con el informante y, si se considera necesario, solicitarle información adicional, utilizando para ello la vía de comunicación seleccionada por el informante, en su caso.
Particularmente, LARES NAVARRA o sus CENTROS ASOCIADOS respectivamente y según corresponda en función de la concreta entidad a la que pertenezca la información comunicada a través del canal, podrán, si las circunstancias así lo aconsejan o lo consideran individualmente oportuno o conveniente, designar y contratar en cualquier momento a personas, profesionales o asesores externos a la empresa, especializadas en aquellas materias que fueren necesarias en cada momento, ya sea para la contribución al esclarecimiento de los hechos objeto de la información comunicada, ya sea para que asesore a la empresa durante el proceso de instrucción y posterior adopción e implantación de las medidas que se consideren finalmente convenientes adoptar tras la misma. A estos mismos efectos, también podrá incorporar a aquellas personas que la empresa considere oportunas y que formen parte de su propia organización.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos previstos en la ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
Igualmente, Según lo recogido en la Ley 2/2023, el Denunciado y personas afectadas tienen derecho a ser informados sobre las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oídas en cualquier momento durante la investigación. De acuerdo con ello, se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente, se le informará del derecho que tiene a ser oída y a presentar alegaciones junto con los documentos y justificaciones que estime pertinentes por escrito en un plazo de 1 mes desde que reciba la comunicación de la información, así como del tratamiento de sus datos personales. No obstante, esta comunicación se podrá retrasar al momento en el que se considere que no afectará a la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas que afecten al buen fin de la investigación. A estos efectos, se evaluará si el hecho de informarle puede comprometer el correcto desarrollo y buen fin de la investigación. En tal caso y debidamente justificado, el plazo anterior puede quedar en suspenso y
llevarse a cabo con posterioridad, no excediendo los 2 meses desde la recepción de la información.
A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.
9.4- Terminación de las actuaciones
Concluidas todas las actuaciones indagatorias, el Responsable del Canal Ético emitirá un informe que contendrá al menos:
- Información descriptiva de la información, fechas de interposición y principales hitos.
- Medidas de urgencia llevadas a cabo, motivación de la misma y efectos.
- Objetivación de la información, análisis de la fiabilidad del informante y veracidad de la información.
- Descripción de las líneas de investigación realizadas y resultados obtenidos en la fase de pruebas
- Propuesta de actuación y de resolución. Recomendaciones.
El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la información, o, si no se remitió acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la información, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Cualquiera que sea la decisión, se comunicará al informante con arreglo a lo previsto en la Ley, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima.
